PDF を PDF/A に変換して長期アーカイブ

PDF/A は、デジタル ドキュメントの長期アーカイブ用に特別に設計された PDF の ISO 標準化バージョンです。標準の PDF とは異なり、PDF/A では、ドキュメントが数十年後に表示されたときにまったく同じに見えることが保証されます。これは、将来のレンダリングの問題を引き起こす可能性のある機能、つまり、外部フォントの依存関係なし (すべてのフォントが埋め込まれています)、JavaScript なし、暗号化なし、外部ファイル参照なし、およびオーディオ/ビデオ コンテンツなしを禁止することで実現されます。 PDF/A は、政府の記録、法的アーカイブ、図書館、および文書を数年または数十年保存する必要があるあらゆる機関に推奨される形式です。

ほとんどのドキュメントでは、見た目は同じです。 PDF/A 変換では主に、フォントの埋め込み、動的要素の削除、メタデータの標準化など、ファイルの内部構造が変更されます。元の PDF で一般的でないフォントやライセンスのないフォントが使用されている場合、それらのフォントは変換中に埋め込まれ、ファイル サイズがわずかに増加する可能性がありますが、ドキュメントはどのデバイスでも正しくレンダリングされます。 JavaScript、マルチメディア、または外部コンテンツに大きく依存しているドキュメントでは、これらのインタラクティブな要素は PDF/A では許可されていないため、失われる可能性があります。

最も一般的なバージョンは PDF/A-1b、PDF/A-2b、PDF/A-3b です。 PDF/A-1b は最もシンプルで最も広くサポートされており、基本的な視覚的な一貫性が保証されます。 PDF/A-2b では、レイヤー、透明度、埋め込み PDF コレクションのサポートが追加されています。 PDF/A-3b では、PDF 内にあらゆる形式のファイル (XML や Excel など) を埋め込むことができます。ほとんどのアーカイブのニーズには、PDF/A-1b で十分です。特定のコンプライアンス要件については、組織または規制機関に確認してください。

はい。 PDF から PDF/A への変換は一方向の拡張プロセスですが、元のファイルは常に保持されます。このツールはドキュメントのコピーを処理します。元の PDF は決して変更されません。変換したドキュメントをアーカイブする必要があるが、編集可能なバージョンも維持したい場合は、元の PDF を PDF/A コピーと一緒に保存してください。すべての処理はローカルで行われるため、元のファイルを危険にさらすことなく、同じドキュメントを複数回変換できます。